Pour envoyer des messages personnalisés à un grand nombre d’étudiant·e·s, la méthode la plus efficace est d’utiliser l’outil de Suivi des étudiant·e·s, accessible par le Campus - administration. En utilisant cet outil, vous pourrez sélectionner les étudiant·e·s destinataires, choisir un message modèle et envoyer rapidement votre courriel. Pour savoir comment créer et envoyer des messages modèles grâce à l’outil de Suivi des étudiant·e·s, nous vous invitons à consulter Le Salon. Pour accéder à l’information, cliquez sur l’onglet Documents, puis dans la section Procédures et sélectionnez le document « Le Campus – Administration ». Dans les sections « Onglet modèles » et « Envoyer un courriel », vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin.

Si un·e étudiant·e n’a pas terminé le cours, il ou elle a le droit de s’adresser directement à sa tutrice ou à son tuteur pour lui demander de réviser la note attribuée à son devoir s’il ou elle n’est pas satisfait·e du résultat obtenu. Si vous réalisez que la note doit être modifiée après avoir effectué la révision du devoir, vous devez remplir le formulaire à cet effet disponible dans Le Salon > Documents > Procédures et l’envoyer au secteur du tutorat. Si le cours est terminé (examen écrit et entretien d’évaluation réalisés), l’étudiant·e doit transmettre une demande de révision de notes au Cégep à distance. Pour plus d’information sur la révision de notes, consultez le document Accueil et directives, section H, disponible dans les « Ressources générales » de l’environnement d’apprentissage.

Conformément aux règles du Cégep à distance, l’étudiant·e est tenu·e de passer un entretien d’évaluation obligatoire après son examen écrit. Cette procédure permettra à l’étudiant·e d’obtenir des explications sur son examen écrit. Par ailleurs, si un·e étudiant·e obtient une note de 40 % ou plus à son examen écrit, il ou elle pourrait bénéficier d’un examen de reprise, qui ne sera accessible qu’après avoir terminé toutes les étapes du cours, y compris l’entretien d’évaluation. Pour plus d’information sur les entretiens d’évaluation, veuillez consulter Le Salon et cliquez sur l’onglet Examens en ligne.

Pour toutes questions concernant la plateforme du Cégep à distance, prenez rendez-vous dans l’agenda des techniciennes du secteur du tutorat.

Oui, il est possible de travailler en tant que tuteur·rice au Cégep à distance tout en étant physiquement en dehors de la province ou du pays, tant et aussi longtemps que les termes du contrat de service sont respectés.

Nous vous encourageons, si vous le désirez, à bonifier vos cours avec les ressources de votre choix. Notez que nous offrons également plusieurs ressources externes validées dans Le Salon sous l’onglet Ressources étudiant·e·s.

Il vous est possible d’envoyer un fichier MP4 par la messagerie du Cégep à distance, mais la taille du fichier ne doit pas dépasser 120 Mo.

Vous pouvez réaliser l’entretien d’évaluation au plus tard 7 jours suivant la date d’échéance des examens inscrits au dossier de l’étudiant·e, à condition que le document de préparation (rempli par l’étudiant·e) soit déposé dans l’environnement d’apprentissage au plus tard le jour de cette date d’échéance. Prenez donc le temps de vérifier cette date avant de fixer un rendez-vous avec l’étudiant·e.

Afin de retourner un devoir en brouillon, nous vous invitons à aller sur Ma page du Campus - Environnement d'apprentissage, puis à cliquer sur le devoir. Dans la page du devoir, cliquez sur le menu déroulant « Modifier » et choisissez l’option « Remettre le travail à l’état de brouillon ». Lorsque vous retournez un devoir en brouillon, il est important de le mentionner à votre étudiant·e en lui envoyant un message lui expliquant la raison de ce retour en brouillon.

Non, vous n’avez pas à consigner ce temps d'encadrement des étudiant·e·s : il est inclus dans les honoraires facturés pour les corrections.

Vous pouvez inviter l’étudiant·e à communiquer avec les services adaptés à sa@cegepadistance.ca. Ce secteur prendra en charge le dossier de l’étudiant·e.

Puisqu’il n’y a pas de minuterie pour la passation de l’examen oral, vous pouvez retourner ce type d’examen à l’état de brouillon si vous recevez un fichier audio qui est défectueux ou de mauvaise qualité. Assurez-vous de communiquer avec l’étudiant·e afin de lui faire part de la situation.

Tout ce dont l’étudiant·e a besoin pour réussir le cours devrait se trouver soit dans le matériel qui lui a été envoyé soit dans l’environnement d’apprentissage. Au lieu d’expliquer un concept déjà abordé dans le contenu pédagogique fourni, nous vous conseillons de plutôt référer la personne à l’endroit approprié de son matériel. De cette manière, vous guiderez l’étudiant·e vers la bonne information au lieu de la répéter.

Lorsqu’un·e étudiant·e annule son cours, vous recevrez un message du Service du cheminement et de l'organisation scolaires (SCOS) vous informant de cette annulation par la messagerie, et l’étudiant·e n’apparaitra plus dans votre liste d’étudiant·e·s. Si une personne étudiante vous demande la procédure d’annulation d’un cours, vous pouvez la référer à la section F du document Accueil et directives, disponible dans les Ressources générales de l’environnement d’apprentissage.

Pour recevoir de l’assistance en lien avec le contenu de votre cours, nous vous invitons à communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance. Une personne responsable vous dirigera vers une personne ressource qui saura vous aider.

De nombreux tutoriels sont disponibles pour vous aider à comprendre et à utiliser la plateforme Bookings. Nous vous encourageons à effectuer une recherche sur Internet en utilisant le mot clé Bookings afin de trouver des ressources qui conviennent à vos besoins spécifiques.

Lors de l’entretien d’évaluation, l’étudiant·e doit impérativement ouvrir sa caméra afin que vous puissiez, à l’aide d’une pièce d’identité, déterminer si la personne participant à cet entretien est bien la personne inscrite au cours. Si l’étudiant·e refuse catégoriquement d’ouvrir sa caméra, demandez-lui calmement d’en expliquer la raison et restez bienveillant·e. Offrez à la personne étudiante la possibilité d’ouvrir sa caméra uniquement pour la partie d’identification, et si elle refuse, expliquez-lui que vous devrez alors mettre un terme à la rencontre et que vous devrez communiquer avec le Cégep à distance. Nous vous invitons ensuite à communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance. Un·e responsable pourra alors examiner la situation et vous offrir une solution.

Cinq raisons principales nécessitent un retour en brouillon : · le devoir est incomplet ; · le devoir est hors sujet ; · le devoir est illisible (envoyé dans un mauvais format ou comportant trop d’erreurs de français) ; · le devoir n’est pas de niveau collégial ; · le guide d’encadrement indique à la personne tutrice de retourner le devoir pour une raison autre que celles susmentionnées.

Tous les cours du Cégep à distance ont un double seuil : un·e étudiant·e doit avoir obtenu au moins 50 % des points alloués à chacune des évaluations finales et avoir obtenu une note globale — devoirs et évaluations finales — d’au moins 60 % pour réussir.

Vous recevrez une notification lors de la réception d’un message si, sur la plateforme du Cégep à distance (Campus administratif), sous l’onglet « Mon Dossier > Dossier Personnel », la case « Recevoir un avis lors de la réception d'un courriel » est cochée. Vous devriez recevoir une notification automatique lors de la réception d’un devoir. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance afin de résoudre le problème.

Si vous constatez qu’un­·e étudiant·e a besoin d’aide pour développer ou mettre à jour des compétences préalables nécessaires à la réussite de votre cours, n’hésitez pas à lui transmettre des ressources supplémentaires. Dans Le Salon, vous pouvez consulter l’onglet « Ressources-étudiant·e·s » pour accéder à une variété de ressources que vous pourriez partager avec votre étudiant·e selon ses besoins spécifiques.

Lorsque vous soupçonnez un·e étudiant·e de plagiat, il est important de ne pas saisir la note du devoir ou de l’examen ni de les retourner en brouillon. Nous vous invitons à remplir le formulaire « Rapport de plagiat » et à l’envoyer au secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance. Vous trouverez ce formulaire dans Le Salon sous l’onglet Documents > Formulaires > Rapport de plagiat.

Il est fortement recommandé de souligner à l’étudiant·e l’importance de prendre le temps de réaliser toutes les activités proposées dans le cours. Pour ce faire, vous pouvez lui écrire par la messagerie ou le lui mentionner lors de la rétroaction du devoir. En ne réalisant pas toutes les activités, il ou elle risque de ne pas assimiler correctement la matière et de rencontrer des difficultés par la suite, notamment des résultats qui pourraient ne pas être à la hauteur de ses attentes.

Vivre un échec n'est pas facile, surtout si l'étudiant·e a mis beaucoup d'efforts à la réalisation de son devoir ou de son examen. Dans ce cas, il est essentiel de l’encourager à persévérer et à ne pas abandonner. Il est important de souligner les points forts de son travail, de reconnaître les efforts fournis et les progrès réalisés. Vous pouvez également lui rappeler de ne pas se concentrer sur la note obtenue, mais sur les progrès qu'il ou elle a réalisés dans le cours et lui fournir des pistes d’amélioration pour le futur. Un échec peut être une étape importante dans le processus d'apprentissage, qui peut permettre à l’étudiant·e de mieux comprendre ses erreurs et de s’améliorer.

Si un·e étudiant·e vous a transmis un devoir hors sujet, il est important de ne pas attribuer la note « 0 » à cette évaluation. Au lieu de cela, retournez plutôt le devoir à l’étudiant·e à l’état de brouillon et communiquez avec lui ou elle par la messagerie pour l’aviser. Si l’étudiant·e n’a pas répondu à la question posée dans l’examen, vous pouvez tout de même procéder à sa correction si la grille d’évaluation vous permet d’évaluer certains éléments de la copie soumise. Cependant, si vous jugez que la note « 0 » est justifiée, communiquez avec le secteur du tutorat, un·e conseiller·ère pédagogique analysera la situation. Dans le cas où la note « 0 » serait attribuée à l’examen, celle-ci sera saisie par l’administration et non par la tutrice ou le tuteur.

Pour tout problème technique en lien avec la plateforme et au système téléphonique du Cégep à distance, nous vous invitons à communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance.

S’il vous manque du matériel pour encadrer vos étudiant·e·s, nous vous invitons à communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance.

Le temps de correction peut varier d’une évaluation à une autre. Il est tout à fait normal que la correction prenne plus de temps lorsque vous êtes nouvellement tuteur·rice d’un cours, car vous devrez vous familiariser avec les attentes du cours et les normes d’évaluation. Cependant, avec l’expérience et la mise en place de stratégies de correction efficaces, votre temps de correction deviendra progressivement plus rapide.

Pour modifier une note déjà entrée dans le système, vous devez envoyer un message au secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance, en leur fournissant le code du cours, le nom et le code permanent de l’étudiant·e, le titre de l’évaluation, la note à modifier, la nouvelle note à entrer dans le système, ainsi que la raison du changement.

L’accueil doit être fait au plus tard la semaine (7 jours) suivant l’inscription de l’étudiant·e. Dans le Campus - administration, dans l’outil de Suivi des étudiant·e·s, lorsque vous sélectionnez « Accueil à faire » dans les vues, la liste des étudiant·e·s à accueillir s'affichera. Il faut donc consulter régulièrement l’outil de suivi afin d’effectuer leur accueil. Pour plus d’information, veuillez consulter le tutoriel dans Le Salon sous l’onglet Procédures.

Vous pouvez trouver des modèles des messages à envoyer aux étudiant·e·s dans Le Salon sous l’onglet Documents > Références > Messages modèles.

Il est essentiel de rappeler à l’étudiant·e que l’entretien d’évaluation est une partie intégrante de l’évaluation finale du cours. Par conséquent, il est recommandé de contacter l’étudiant·e par la messagerie pour lui rappeler l’importance de cet entretien et pour s’assurer qu’il ou elle comprend les conséquences de ne pas le faire avant la date d’échéance. En ce sens, il est important de lui communiquer clairement que le non-respect de cette exigence entraînera l’échec au cours.

De nombreux tutoriels sont disponibles pour vous aider à comprendre et à utiliser la plateforme Zoom. Nous vous encourageons à effectuer une recherche sur Internet en utilisant le mot clé Zoom afin de trouver des ressources qui conviennent à vos besoins spécifiques.

Pour configurer votre boite vocale, nous vous invitons à consulter Le Salon, à cliquer sur l’onglet Documents, puis sur la section Procédures et à choisir le document « Système téléphonique ».

Si vous désirez être mis·e en contact avec un·e autre tuteur·rice, veuillez communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance.

Afin de signaler tout problème relatif à la qualité du matériel de cours, nous vous invitons à utiliser la plateforme Octopus – Gestion de la qualité afin d’envoyer vos requêtes en lien avec le contenu pédagogique (coquilles, erreurs de contenu, ressources à ajouter ou à enlever, etc.).

Vous pouvez rappeler poliment à l’étudiant·e que vous avez un délai maximal de 5 jours ouvrables pour corriger son évaluation. Il est également important de lui souligner que vous êtes tenu·e de traiter tous les travaux des étudiant·e·s avec la même attention et la même priorité, afin de garantir la justice et l’équité dans le processus d’évaluation ; par conséquent, il ne vous est pas possible d’accorder une priorité à un·e étudiant·e par rapport à un·e autre.

Vous pouvez savoir si vous avez de nouvelles inscriptions grâce à l’outil de Suivi des étudiant·e·s. Pour mieux comprendre comment utiliser cet outil, consultez Le Salon, cliquez sur l’onglet Documents, puis la section Procédures et sélectionnez le document « Le Campus – Administration ». Vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin dans les sections « Menu déroulant - Vue » et « Envoyer un courriel d’accueil ».

Une fois la note de la dernière évaluation finale entrée dans le système, l’étudiant·e éligible aux évaluations de reprise recevra une communication de l’administration lui indiquant comment procéder. De votre côté, lorsque vous recevrez l’examen de reprise, vous devez le corriger comme tout autre examen écrit. De plus, vous devrez faire un nouvel entretien d’évaluation.

Le Cégep ne fournit pas l’impression de ce genre de document. Cependant, en tant que travailleur·euse autonome, vous pourriez possiblement ajouter cette dépense à votre déclaration de revenus.

En tant que personne tutrice, vous n'avez pas accès au diagnostic des étudiant·e·s. Si une information au dossier de l’étudiant·e doit vous être transmise, le secteur du tutorat communiquera directement avec vous.

Le secteur du tutorat doit être informé par la messagerie du Cégep à distance plus d’un mois avant l’interruption de service.

Tel que présenté à la question précédente, l'envoi de relances est un excellent moyen pour briser l’isolement possible lié aux études à distance et, par le fait même, pour motiver l’étudiant·e à poursuivre ses études.

Vous pouvez inclure dans le babillard du cours (dans l’environnement d’apprentissage) des réponses à des questions que vous recevez souvent, ou encore des compléments d’information que vous jugez importants. Par exemple, vous pouvez ajouter un document indiquant vos disponibilités et un autre décrivant la marche à suivre pour l’entretien d’évaluation. L’idée est de rendre disponible l’information à toutes les personnes étudiantes d’un groupe pour vous faciliter la tâche.

Il est important de noter que les étudiant·e·s n’ont pas accès à la correction de leur examen final. Les commentaires écrits lors de la remise de la note de l’examen et de celle de l’entretien d’évaluation ne sont également pas disponibles pour eux et elles. Pour cette raison, il est crucial de ne pas afficher le document de l’examen à l’écran lors de l’entretien d’évaluation, car il est possible qu’un·e étudiant·e prenne une capture d’écran de la correction. Cependant, vous pouvez leur expliquer brièvement les grandes lignes de votre correction sans fournir les réponses. En évitant la diffusion des corrections des examens, vous aideriez à maintenir l’intégrité du processus d’évaluation et garantir l’équité pour toutes les personnes étudiantes.

Si vous avez une surcharge de travail ou si vous vivez une situation particulière, vous avez la possibilité de réduire le nombre d’étudiant·e·s que vous recevrez dans vos groupes. N'hésitez surtout pas à contacter le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance si le besoin se fait sentir.

Pour être admissible à un examen de reprise, l’étudiant·e doit avoir échoué au cours et avoir obtenu 40 % ou plus à chacune des évaluations finales. Pour réussir cet examen de reprise et ainsi réussir le cours, il ou elle devra obtenir la note minimale de 60 % à chacune des évaluations finales.

Le Cégep à distance n’offre aucune licence. Cependant, en tant que travailleur·euse autonome, vous pourriez possiblement ajouter cette dépense d’achat de licence à votre déclaration de revenus.

Pour augmenter ou diminuer votre nombre d’étudiant·e·s, veuillez communiquer avec le secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance.

Par souci de confidentialité, l’étudiant·e n’a pas accès à votre numéro de téléphone personnel. Il est donc important d’utiliser le système téléphonique du Cégep à distance pour communiquer avec vos étudiant·e·s. Pour connaitre les différentes procédures du système téléphonique du Cégep à distance, nous vous invitons à consulter Le Salon, à cliquer sur l’onglet Documents, puis sur la section Procédures et à choisir le document « Système téléphonique ».

Si un·e étudiant·e n'est pas en mesure de répondre à vos questions lors de l’entretien d’évaluation, il se peut qu’il ou elle ne soit pas l’auteur ou l’autrice de l’examen écrit. Il est donc conseillé de ne pas saisir de note pour cet entretien dans l’environnement d’apprentissage et de transmettre au secteur du tutorat le rapport de plagiat disponible dans Le Salon > Documents > Formulaires.

Il faut noter que lorsqu’un examen n’est pas correctement déposé, vous apercevrez un X rouge dans l’environnement d’apprentissage après avoir cliqué sur l'évaluation à corriger dans Ma page. Si un·e étudiant·e vous fait part qu’il ou elle a eu des difficultés à déposer son examen final dans l’environnement d’apprentissage, nous vous demandons d’écrire au secteur du tutorat par la messagerie du Cégep à distance en transférant le message de la personne étudiante si celle-ci vous a contacté·e. Si elle ne l’a pas fait, faites-nous parvenir le nom de l’étudiant·e (ou son code permanent). À la suite de votre message, une analyse sera effectuée et la personne responsable communiquera avec vous par la messagerie (et avec l’étudiant·e s'il y a lieu). Il est important de : · Ne pas référer l'étudiant·e à l’information scolaire du Cégep à distance. · Ne pas corriger un examen reçu dans la messagerie (et non dans l’environnement d’apprentissage) sans l'approbation du secteur du tutorat. · Ne pas effectuer l'entrevue de validation ou l’entretien d’évaluation avec l'étudiant·e avant d'avoir un retour du Cégep à distance.

Il est possible de réaliser des interruptions de service, à condition que le service soit assuré tout au long de l’année. Toutefois, selon la durée de l’interruption, des conditions s’appliquent. Si l’interruption de service est de : · Maximum deux semaines : un remplacement n’est pas essentiel, · Entre deux semaines et deux mois : un remplacement est obligatoire en tout temps.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire de relancer les étudiant·e·s, cela peut les aider à persévérer en maintenant leur engagement dans leurs études. De plus, encourager la persévérance des étudiant·e·s peut également être bénéfique pour vous, car cela peut les inciter à soumettre plus de devoirs et d’examens. En effet, lorsque les personnes étudiantes sont encouragées à continuer à travailler, elles sont plus susceptibles de rester motivées et impliquées dans leur apprentissage. Certains moments sont déterminants lors du cheminement des étudiant·e·s : · Un mois après le début de leur cours, s’ils et elles n’ont pas remis leur devoir 1 ; · Un mois avant la date d’échéance des devoirs, s’il leur reste des devoirs à remettre ; · Un mois avant la date d’échéance des examens, s’il leur en reste à compléter. Si relancer vos étudiant·e·s vous intéresse, nous vous invitons à consulter Le Salon, à cliquer sur l’onglet Documents, puis sur la section Procédures et choisissez le document « Le Campus – Administration ». Dans ce document, vous trouverez toutes les informations importantes dans la section « Menu déroulant - Vue ».